Cyfryzacja kancelarii: co warto zautomatyzować, a co zostaje decyzją prawnika

Pytanie „co da się zautomatyzować w kancelarii” bywa zadawane odwrotnie, niż powinno. Nie chodzi o to, ile czynności da się przenieść na oprogramowanie, tylko o to, które z nich w ogóle powinny być przenoszone. Część pracy w sprawach cudzoziemców jest powtarzalna i mierzalna: kompletowanie dokumentów, pilnowanie dat, przepisywanie danych z rejestrów. Część jest oceną, za którą odpowiada prawnik i której żaden system nie przejmie — nawet jeśli technicznie potrafiłby wygenerować odpowiedź.

Kryterium, które da się zastosować od razu

Użyteczna granica biegnie tam, gdzie kończy się czynność odtwarzalna, a zaczyna czynność wymagająca oceny. Jeśli dwie kompetentne osoby wykonujące to samo zadanie na tych samych danych dojdą do identycznego wyniku, zadanie nadaje się do automatyzacji. Jeśli mogą dojść do różnych wniosków i obie będą w stanie je uzasadnić, mamy do czynienia z oceną.

Sprawdzenie, czy w aktach brakuje zaświadczenia, jest odtwarzalne. Ocena, czy w tej konkretnej sprawie zaświadczenie jest w ogóle potrzebne, już nie.

Co warto automatyzować bez wahania

• przenoszenie danych pracodawcy z rejestrów zamiast przepisywania ich ręcznie
• kontrolę kompletności akt względem listy wymagań przyjętej w kancelarii
• pilnowanie dat: terminów z pism, wizyt, ważności dokumentów w aktach
• porządkowanie plików w stałej strukturze folderów przy sprawie
• przypisywanie korespondencji do sprawy i klienta

Wspólną cechą tej listy jest to, że błąd jest natychmiast widoczny i odwracalny. Źle przypisany mail da się przypiąć na nowo. Pominięty dokument zobaczy pierwszy człowiek, który otworzy checklistę.

Czego automatyzować nie należy

Nie należy automatyzować rozstrzygnięć, których uzasadnienie jest częścią usługi. Wybór trybu postępowania, ocena kompletności materiału pod kątem konkretnej sprawy, decyzja o odpowiedzi na wezwanie, ocena wiarygodności dokumentu — to czynności, w których klient płaci właśnie za ocenę, a nie za jej wynik w formie tabeli.

Istnieje też kategoria pośrednia, najbardziej myląca: zadania, które system wykona poprawnie w większości przypadków. Właśnie one są ryzykowne, bo uczą zespół zaufania, którego nie da się utrzymać w przypadku nietypowym — a sprawy cudzoziemców składają się z przypadków nietypowych częściej, niż sugeruje to statystyka.

Gdzie w tym wszystkim leży AI

Narzędzia oparte na modelach językowych mieszczą się w tej samej ramie, tylko z ostrzejszym zastrzeżeniem. Model potrafi streścić, wyszukać i uporządkować. Nie ponosi odpowiedzialności zawodowej i nie odróżnia informacji pewnej od prawdopodobnej w sposób, na którym można oprzeć pismo procesowe.

Osobną kwestią jest to, co w ogóle trafia do modelu, i odpowiedź nie jest jedna dla wszystkich funkcji. W Akta CRM funkcje AI są domyślnie wyłączone i włącza je właściciel lub administrator dla całej kancelarii; zakres planów z funkcjami AI i bez nich opisuje cennik. W zapytaniach tekstowych do modelu idzie wąski zestaw pól rekordu, a dane szczególnych kategorii są z niego wyłączane na poziomie systemu, zanim cokolwiek zostanie wysłane. Pytanie, które ktoś wpisze asystentowi, nie jest polem rekordu i idzie w całości — to, co się w nim znajdzie, zależy od piszącego.

Odczyt strony dokumentu tożsamości działa inaczej, bo to wyłączenie działa na polach, a tam pól nie ma: do modelu idzie obraz strony i jest na nim wszystko, co dokument na tej stronie drukuje — z numerem dokumentu i datą urodzenia włącznie. Dlatego odczyt włącza się osobnym przełącznikiem, niezależnym od pozostałych funkcji: zgoda na asystenta i podsumowania nie jest zgodą na przesyłanie dokumentów. Kwestię powierzenia danych rozwijamy osobno.

Test, który warto zrobić przed wdrożeniem

Przed przekazaniem czynności narzędziu warto odpowiedzieć na trzy pytania. Kto zauważy, że wynik jest błędny? Po jakim czasie? I co się stanie w sprawie, zanim ktokolwiek to zauważy?

Jeśli błąd wychodzi na jaw dopiero w piśmie z urzędu, automatyzacja tej czynności jest przedwczesna niezależnie od tego, jak dobrze działa w demonstracji. Jeśli błąd widać od razu w interfejsie, ryzyko jest akceptowalne.

Ten test ma jeszcze jedną zaletę: nie wymaga rozstrzygania sporów o to, czy narzędzie jest „wystarczająco dobre”. Przenosi rozmowę z jakości modelu na widoczność skutków, a to jest pytanie, na które zespół kancelarii potrafi odpowiedzieć z własnego doświadczenia.

Jak to wygląda w aktach kancelarii

Sensowna cyfryzacja kancelarii imigracyjnej nie polega na zastępowaniu prawnika, tylko na tym, żeby prawnik nie spędzał czasu na przepisywaniu NIP-u i szukaniu, gdzie leży skan. Najprościej sprawdzić to na własnych sprawach — przestrzeń robocza na 30 dni pozwala przenieść kilka bieżących postępowań i zobaczyć, ile pracy było czynnością, a ile faktycznie oceną.