INFORMACJA O PRYWATNOŚCI AKTA CRM
1. Administrator i kontakt
Administratorem danych związanych ze stroną, rejestracją, kontami użytkowników, bezpieczeństwem platformy, komunikacją i obsługą demo jest Yaraslau Lahinouski, osoba fizyczna, adres: ul. Jerzego Holzera 6, 02-972 Warszawa. Kontakt w sprawach prywatności: loginovskiy8@gmail.com.
2. Zakres informacji
Niniejsza informacja obejmuje Workspace Ownera, osoby rozpoczynające rejestrację, zaproszonych Authorized Users, osoby kontaktujące się przez formularz prezentacji oraz dane techniczne związane z kontem i bezpieczeństwem. Nie jest zgodą na przetwarzanie danych ani akceptacją Regulaminu.
3. Dane Workspace Ownera — art. 13 RODO
Źródłem danych jest Workspace Owner. Przetwarzane mogą być: imię i nazwisko, e-mail, telefon, dane organizacji, kraj, rodzaj i numer identyfikatora organizacji, dane logowania, identyfikatory konta, zdarzenia rejestracji, oświadczenia prawne, korespondencja, logi bezpieczeństwa oraz techniczne dane urządzenia i połączenia w ograniczonym zakresie.
Celem jest obsługa rejestracji i demo, zawarcie i wykonanie umowy, bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, obsługa zgłoszeń, realizacja obowiązków prawnych i obrona roszczeń. Podstawą jest odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f RODO. Marketing wymaga odrębnej, dobrowolnej zgody i nie wpływa na usługę.
4. Zaproszeni użytkownicy — art. 14 RODO
Źródłem e-maila, roli, nazwy organizacji i danych osoby zapraszającej jest organizacja wysyłająca zaproszenie. Przed aktywacją przetwarzamy dane potrzebne do dostarczenia zaproszenia, ochrony przed nadużyciami i umożliwienia jego przyjęcia albo odrzucenia. Brak działania nie tworzy aktywnego profilu ani membership.
Po przyjęciu źródłem dalszych danych jest także użytkownik. Yaraslau Lahinouski działa jako administrator dla danych konta, uwierzytelniania, bezpieczeństwa platformy, komunikacji serwisowej i dowodów akceptacji. Organizacja zapraszająca może być odrębnym administratorem danych swoich pracowników i współpracowników.
5. Formularz prezentacji
Dane podane w formularzu są używane do obsługi prośby o kontakt i prezentację Akta CRM. Wysłanie formularza nie oznacza akceptacji polityki prywatności ani Regulaminu. Podstawą przetwarzania jest podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy lub prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze zapytania. Marketing jest odrębny i opcjonalny.
6. Rola administratora i procesora
W self-service demo wolno używać wyłącznie treści fikcyjnych, syntetycznych lub trwale zanonimizowanych, dlatego nie jest ono przeznaczone do powierzania rzeczywistych danych klientów kancelarii. Minimalne dane kont użytkowników są przetwarzane przez Yaraslau Lahinouski jako administrator.
Ewentualna przyszła wersja produkcyjna z danymi rzeczywistymi wymaga odrębnej umowy i DPA. Dopiero wtedy role organizacji jako administratora i dostawcy jako procesora zostaną opisane dla konkretnego wdrożenia.
7. Odbiorcy, procesorzy i transfery
Dane mogą otrzymywać wyłącznie zatwierdzeni dostawcy niezbędni do uwierzytelniania, hostingu, baz danych, storage, poczty transakcyjnej, ochrony przed nadużyciami, logów, analityki i kopii zapasowych. Publicznie ujawniany jest tylko zatwierdzony zakres rejestru processor/data-flow.
Nie zatwierdzamy ani nie publikujemy niepotwierdzonych regionów, okresów retencji, podprocesorów lub mechanizmów transferu. Transfer poza EOG może nastąpić wyłącznie po udokumentowaniu właściwego mechanizmu, np. decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych z wymaganymi środkami dodatkowymi.
8. Retencja
Okresy przechowywania wynikają z zatwierdzonych, wersjonowanych polityk retencji i są liczone od właściwego zdarzenia, z uwzględnieniem celu, obowiązków prawnych, ochrony roszczeń, backupów i legal hold. Nie stosujemy niezatwierdzonych, arbitralnych okresów.
Intent rejestracyjny wygasa po 30 dniach, a claim-token najpóźniej po 24 godzinach i nie później niż intent. Treść demo jest aktywna 30 dób, następnie read-only przez 30 dób i po 60 dobach podlega zweryfikowanemu purge. Szczegółowe okresy dla zaproszeń, logów bezpieczeństwa, dowodów prawnych, incydentów, eksportów i backupów muszą mieć aktualną zatwierdzoną politykę.
9. Bezpieczeństwo i logi
Przetwarzamy identyfikatory konta, znaczniki czasu, metodę logowania, zdarzenia bezpieczeństwa oraz ograniczone dane IP i user-agent w celu ochrony kont, wykrywania nadużyć i badania incydentów. Surowe tokeny rejestracji nie są przechowywane w bazie, adresie URL, e-mailu ani analityce. Dane identyfikujące dla rate limitów są pseudonimizowane przy użyciu HMAC.
10. Wiadomości serwisowe
Wiadomości dotyczące potwierdzenia rejestracji, zaproszeń, receipt, bezpieczeństwa, read-only, eksportu i usunięcia są niezbędne do obsługi usługi i nie zależą od zgody marketingowej. Marketing consent jest osobny, dobrowolny, domyślnie pusty i może być wycofany.
11. Przypadkowe dane rzeczywiste
Zgłoszenie przypadkowego wprowadzenia rzeczywistych danych prowadzi do ograniczenia dostępu, minimalizowanej rejestracji incydentu, ustalenia ról administrator/procesor, usunięcia danych z aktywnych systemów i oceny obowiązków z art. 33–34 RODO. W rejestrze incydentu nie kopiujemy zbędnej wrażliwej treści.
12. Prawa osoby
Osobie przysługują, zależnie od podstawy i okoliczności, prawa dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu oraz wycofania zgody bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Żądanie można przesłać na loginovskiy8@gmail.com. Jeżeli sprawa dotyczy danych pozostających pod kontrolą organizacji, możemy przekazać żądanie właściwej organizacji.
Osoba może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl.
13. Obowiązek podania danych i automatyczne decyzje
Podanie danych wymaganych do rejestracji, uwierzytelniania lub odpowiedzi na zapytanie jest dobrowolne, lecz ich brak może uniemożliwić wykonanie żądanej czynności. Akta CRM nie podejmuje wobec tych osób decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotnie na nie wpływają.
14. Zmiany informacji
Zmiana informacji o prywatności nie jest prośbą o zgodę. Jeżeli pojawi się nowy cel przetwarzania, właściwa informacja zostanie przekazana przed rozpoczęciem tego przetwarzania.