Obowiązki pracodawcy przy zatrudnieniu cudzoziemca: co zebrać, zanim idziecie do kancelarii

Firma, która chce zatrudnić cudzoziemca, zwykle zaczyna od telefonu do kancelarii: „potrzebujemy zezwolenia dla trzech osób”. Kancelaria przygotuje wniosek i poprowadzi postępowanie, ale znaczna część obowiązków zostaje po stronie pracodawcy — przed złożeniem wniosku, przed pierwszym dniem pracy i przez cały czas jej trwania. Część z nich ma terminy liczone w dniach, a kancelaria dowie się o nich tylko wtedy, gdy firma jej powie.

Poniżej to, co według ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom i ustawy o cudzoziemcach należy do pracodawcy, co warto zebrać przed pierwszą rozmową z kancelarią i czego nie obiecywać pracownikowi.

Pracodawca zbiera fakty, kancelaria prowadzi sprawę

W postępowaniu o zezwolenie na pracę stroną jest wyłącznie podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi (art. 12 ustawy z 2025 r.). Wniosek składa firma, w postaci elektronicznej, przez praca.gov.pl. Dołącza do niego oświadczenie o tym, czy była ukarana lub skazana za czyny wymienione w ustawie — składane pod rygorem odpowiedzialności karnej i podpisane nie wcześniej niż 30 dni przed złożeniem wniosku (art. 9 ust. 4–6). Kancelaria może to wszystko przygotować jako pełnomocnik, ale nie przejmie odpowiedzialności za prawdziwość danych firmy.

W sprawie o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę jest odwrotnie: stroną jest cudzoziemiec, a pracodawca wypełnia załącznik do jego wniosku. Od 27 kwietnia 2026 r. wnioski pobytowe składa się wyłącznie elektronicznie w MOS — firma dostaje na wskazany adres e-mail odnośnik do swojej części, wypełnia ją i podpisuje elektronicznie (art. 106c ustawy o cudzoziemcach). Bez tej części cudzoziemiec nie złoży wniosku. Czym oba postępowania różnią się w aktach, opisaliśmy w tekście o zezwoleniu na pracę typ A i pobycie czasowym i pracy.

Dane firmy, które urząd i tak sprawdzi

Wniosek o zezwolenie na pracę opisuje firmę dość szczegółowo: nazwa, adres siedziby, telefon i adres do doręczeń, informacja o wpisie do KRS albo CEIDG, NIP, REGON i rodzaj działalności, w ramach której cudzoziemiec ma pracować (art. 9 ust. 1). Urząd nie poprzestaje na tym, co firma wpisze. Odmówi wydania zezwolenia między innymi wtedy, gdy pracodawca:

• zalega ze składkami na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne albo z podatkami — chyba że uzyskał odroczenie lub rozłożenie na raty
• nie zgłosił pracowników do ubezpieczenia społecznego
• nie ma środków ani źródeł dochodu na pokrycie zobowiązań wynikających z zatrudnienia
• zawiesił działalność, został wykreślony z rejestru albo jest w likwidacji
• był prawomocnie ukarany lub skazany za czyny wymienione w ustawie — m.in. przeciwko prawom pracownika, za fałszerstwo dokumentów albo handel ludźmi

To lista z art. 13 ust. 1 pkt 1 i nie jest pełna. Na każde z tych pytań firma powinna znać odpowiedź przed złożeniem wniosku, a nie po decyzji odmownej. Status w rejestrach kancelaria może sprawdzić sama, jeśli dostanie NIP na starcie — o tym, co który rejestr pokazuje, piszemy w tekście o danych pracodawcy z KRS, CEIDG i Białej listy.

Warunki pracy, które trzeba ustalić przed wnioskiem

Wniosek nie mówi „zatrudnimy na produkcji”. Mówi dokładnie, co, gdzie, na jakiej podstawie i za ile (art. 9 ust. 1 pkt 4). Te same warunki trafiają potem do zezwolenia i do umowy, więc ustalenie ich przed wnioskiem oszczędza zmian w trakcie.

• okres pracy z datą rozpoczęcia — nie później niż 12 miesięcy od złożenia wniosku (art. 13 ust. 1 pkt 3)
• stanowisko i zawód według klasyfikacji zawodów i specjalności
• miejsce wykonywania pracy
• rodzaj umowy — o pracę albo cywilnoprawna
• wymiar czasu pracy albo liczba godzin w tygodniu lub miesiącu
• najniższe wynagrodzenie, stawką miesięczną albo godzinową
• zakres podstawowych obowiązków

Dwa warunki warto sprawdzić od razu. Wynagrodzenie cudzoziemca nie może być niższe od aktualnego wynagrodzenia minimalnego — także wtedy, gdy minimalne wzrośnie w trakcie ważności zezwolenia (art. 17 ust. 1 pkt 3). Przy pobycie czasowym i pracy nie może być też niższe niż u pracowników na porównywalnym stanowisku (art. 114 ust. 1 ustawy o cudzoziemcach). Drugi warunek to zawód: nie może figurować na liście zawodów, dla których starosta ograniczył wydawanie zezwoleń ze względu na sytuację na lokalnym rynku pracy (art. 31).

Umowa z cudzoziemcem: na piśmie i przed pierwszym dniem pracy

Ustawa wymaga zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej przed dopuszczeniem go do pracy (art. 5 ust. 1). Do tego dochodzą obowiązki, o których firmy najczęściej nie wiedzą:

• umowa po polsku, a pracownik nie zna polskiego — przed podpisaniem dajecie mu jej treść na piśmie w zrozumiałej dla niego wersji i przechowujecie ten dokument (art. 5 ust. 2)
• umowa w języku obcym — przechowujecie jej tłumaczenie na polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego (art. 5 ust. 3)
• informacja o prawie wstępowania do związków zawodowych — na piśmie, w języku zrozumiałym dla pracownika (art. 5 ust. 4)
• po wydaniu zezwolenia na pracę, a przed powierzeniem pracy — przekazanie umowy w języku polskim albo jej kopii do urzędu, który wydał zezwolenie, przez system teleinformatyczny (art. 17 ust. 1 pkt 2)

Przed rozpoczęciem pracy firma żąda też od cudzoziemca ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu i przechowuje jego kopię przez cały okres pracy oraz przez 2 lata od końca roku, w którym zatrudnienie się zakończyło (art. 4 ust. 2, 4 i 6; obowiązek nie dotyczy części cudzoziemców ze swobodnym dostępem do rynku pracy). To nie jest formalność. Pracodawca, który ten obowiązek spełnił i zgłosił pracownika do ubezpieczeń, nie odpowiada za nielegalne powierzenie pracy, jeśli okaże się, że cudzoziemiec nie miał ważnego dokumentu pobytowego — chyba że wiedział o fałszerstwie (art. 85).

Terminy po rozpoczęciu pracy, których kancelaria nie zobaczy

Po wydaniu zezwolenia sprawa w kancelarii często się zamyka. Obowiązki pracodawcy — nie. Najważniejsze terminy biegną od zdarzeń w firmie, o których kancelaria wie tylko wtedy, gdy ktoś jej o nich powie:

• zezwolenie na pracę: 7 dni na powiadomienie urzędu, który je wydał, jeśli cudzoziemiec nie podjął pracy w ciągu 2 miesięcy od początku ważności zezwolenia, przerwał ją na ponad 2 miesiące albo zakończył wcześniej niż 2 miesiące przed końcem ważności (art. 19 i 20)
• zezwolenie na pracę: 7 dni na powiadomienie o zmianie siedziby, nazwy lub formy prawnej firmy, przejściu zakładu pracy albo zmianie nazwy stanowiska bez zmiany obowiązków (art. 18 i 20)
• pobyt czasowy i praca: 15 dni na pisemne zawiadomienie wojewody o utracie pracy przez cudzoziemca (art. 121 ust. 4 ustawy o cudzoziemcach) i 15 dni roboczych na zawiadomienie o zmianach takich jak zmiana siedziby lub nazwy firmy (art. 119 ust. 2)
• cudzoziemiec korzystający w Polsce z ochrony czasowej: 7 dni od rozpoczęcia pracy na powiadomienie powiatowego urzędu pracy przez system teleinformatyczny (art. 5a)

Uwaga na zmiany „na chwilę”. Jeśli przy pobycie czasowym i pracy zmieni się stanowisko albo spadnie wynagrodzenie, a zezwolenie nie zostanie zmienione, wojewoda je cofa (art. 122 ustawy o cudzoziemcach). Każdą zmianę warunków warto najpierw omówić z kancelarią, a dopiero potem wpisywać do aneksu.

Kary są konkretne. Za nielegalne powierzenie pracy grozi grzywna od 3 000 do 50 000 zł, nie mniej niż 3 000 zł za każdego cudzoziemca. Za brak zrozumiałej wersji umowy albo nieprzekazanie umowy urzędowi — od 1 000 do 3 000 zł. Za pominięte powiadomienia z art. 18 i 19 — nie mniej niż 500 zł (art. 84).

Czego nie obiecywać pracownikowi

Część problemów zaczyna się od zdania wypowiedzianego w dobrej wierze na rozmowie rekrutacyjnej.

• daty decyzji — termin zależy od urzędu, nie od firmy ani od kancelarii
• pracy „u nas albo w spółce siostrzanej” — zezwolenie wskazuje konkretny podmiot i konkretne warunki, a inny pracodawca oznacza inne zezwolenie albo jego zmianę (art. 118 i 120 ustawy o cudzoziemcach)
• niższej pensji „na start” niż ta z wniosku — zezwolenie określa najniższe wynagrodzenie, a jego obniżenie bez zmiany zezwolenia pobytowego kończy się cofnięciem
• że firma „załatwi” zezwolenie za opłatą od pracownika — żądanie od cudzoziemca korzyści majątkowej za działania zmierzające do uzyskania zezwolenia to wykroczenie zagrożone grzywną od 6 000 do 50 000 zł (art. 84 ust. 4)

Jak oddać paczkę kancelarii

Kancelaria pracuje szybciej, gdy dostaje jedną kompletną paczkę zamiast dwudziestu maili. Dobra paczka od pracodawcy zawiera:

• NIP firmy i informację, kto ją reprezentuje i w jakim składzie podpisuje dokumenty — przy reprezentacji łącznej każda z osób podpisuje załącznik w MOS osobno
• adres e-mail, na który ma trafić odnośnik z MOS, i osobę, która go odbierze i podpisze, zanim wygaśnie
• warunki pracy z listy powyżej, uzgodnione z działem kadr
• projekt umowy i informację, w jakim języku pracownik ją przeczyta
• osobę po stronie firmy, która odpowiada za powiadomienia w terminach 7 i 15 dni

Kopie paszportów i dokumentów pobytowych przekazujcie kanałem uzgodnionym z kancelarią, a nie w otwartym wątku mailowym z dziesięcioma odbiorcami — ustawa wprost wymaga od pracodawcy zabezpieczenia danych osobowych cudzoziemca (art. 4 ust. 7).

Jeśli Wasze sprawy prowadzi kancelaria, zapytajcie, gdzie trzyma dane pracodawcy i terminy po wydaniu decyzji. Tam, gdzie pracodawca jest częścią akt, powiadomienie w 7 dni jest wpisem w kalendarzu sprawy, a nie pamięcią jednej osoby.