Zezwolenie na pracę typ A a pobyt czasowy i pracę — dwa postępowania czy jedno

W rozmowie z klientem obie sprawy często nazywa się tak samo: „zezwolenie na pracę”. W aktach to dwa różne postępowania — z inną stroną, innym urzędem, innym systemem do składania wniosku i innym zestawem obowiązków pracodawcy. Kancelaria, która prowadzi je pod jedną etykietą, dostaje złą checklistę, kontaktuje się nie z tą osobą, co trzeba, i pilnuje nie tych terminów.

Poniżej różnica tak, jak widać ją w aktach: kto jest stroną, kiedy otwiera się osobną sprawę o zezwolenie na pracę, a kiedy praca jest elementem sprawy pobytowej.

Dwie etykiety, które w aktach znaczą coś innego

„Typ A” to nazwa z poprzedniej ustawy, która przetrwała w praktyce. Ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom mówi o zezwoleniu na pracę cudzoziemca na rzecz polskiego podmiotu powierzającego pracę. Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę to z kolei zezwolenie pobytowe z ustawy o cudzoziemcach, które jednocześnie uprawnia do pracy u wskazanego pracodawcy — tak zwane jednolite zezwolenie.

• strona: przy zezwoleniu na pracę wyłącznie podmiot powierzający pracę (art. 12 ustawy z 2025 r.), przy pobycie czasowym i pracy — cudzoziemiec, który składa wniosek (art. 106 ustawy o cudzoziemcach)
• organ: przy zezwoleniu na pracę wojewoda właściwy według siedziby pracodawcy (art. 26), przy pobycie — wojewoda właściwy według miejsca pobytu cudzoziemca (art. 104)
• kanał: przy zezwoleniu na pracę praca.gov.pl, przy pobycie — od 27 kwietnia 2026 r. wyłącznie MOS (art. 106c)
• okres: zezwolenie na pracę najwyżej na 3 lata (art. 15), zezwolenie na pobyt czasowy również nie dłużej niż na 3 lata (art. 98 ust. 2)
• zmiany: przy zezwoleniu na pracę powiadomienia składa pracodawca, przy pobycie o zmianę zezwolenia — na przykład przy zmianie pracodawcy — wnioskuje cudzoziemiec, jedyna strona tego postępowania (art. 120 ust. 1 i 7)

Kiedy kancelaria otwiera osobną sprawę o zezwolenie na pracę

Zezwolenie na pracę jest właściwą drogą, gdy firma chce zatrudnić osobę, która nie może jeszcze ubiegać się w Polsce o pobyt czasowy — najczęściej dlatego, że dopiero przyjedzie na podstawie wizy w celu wykonywania pracy, wydanej na podstawie tego zezwolenia. Klientem kancelarii jest wtedy przede wszystkim firma: to ona składa wniosek, wnosi opłatę (art. 10), podpisuje oświadczenie pod rygorem odpowiedzialności karnej i dostaje decyzję. Cudzoziemiec nie jest stroną, ale ustawa każe pracodawcy informować go o działaniach w sprawie i przekazać mu decyzję (art. 17 ust. 1 pkt 6 i 7).

W aktach oznacza to: pracodawca jako główny uczestnik sprawy, cudzoziemiec jako osoba, której zezwolenie dotyczy, i terminy po stronie firmy — przekazanie umowy przed rozpoczęciem pracy, powiadomienia w 7 dni. Przy kolejnym zezwoleniu dla tej samej osoby na tym samym stanowisku liczy się data: jeśli wniosek wpłynie w okresie ważności poprzedniego zezwolenia i nie ma braków formalnych albo zostaną one uzupełnione w terminie, praca na dotychczasowych warunkach pozostaje legalna do dnia, w którym decyzja w sprawie kolejnego zezwolenia stanie się ostateczna (art. 21 ust. 1).

Kiedy praca jest elementem sprawy pobytowej

Pobyt czasowy i praca to droga dla cudzoziemca, który jest już legalnie w Polsce i chce zostać dłużej niż 3 miesiące, żeby pracować. Wniosek składa on sam, nie później niż w ostatnim dniu legalnego pobytu (art. 105 ust. 1) — od 27 kwietnia 2026 r. wyłącznie przez MOS. Jeśli wniosek złożono w terminie i bez braków formalnych albo braki uzupełniono, pobyt cudzoziemca jest legalny do dnia, w którym decyzja stanie się ostateczna (art. 108 ust. 1).

Pracodawca nie jest stroną, ale bez niego wniosku nie ma. Wypełnia i podpisuje elektronicznie załącznik ze swoimi danymi i warunkami pracy, a MOS wysyła mu odnośnik na adres e-mail wskazany we wniosku (art. 106c ust. 3). Warunki, które sprawdza wojewoda, w dużej części dotyczą firmy: wynagrodzenie nie niższe niż u pracowników na porównywalnym stanowisku i nie niższe niż minimalne, zawód spoza listy starosty, ubezpieczenie zdrowotne cudzoziemca (art. 114 ust. 1).

Decyzja wskazuje pracodawcę, stanowisko, najniższe wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i rodzaj umowy (art. 118). Zmiana któregoś z tych elementów oznacza więc zmianę zezwolenia — a o nią wnioskuje cudzoziemiec, nie firma.

Co pracodawca musi dostarczyć w każdym wariancie

Część paczki jest wspólna: NIP, dane z rejestru, sposób reprezentacji, miejsce pracy, stanowisko, rodzaj umowy, wymiar czasu pracy i wynagrodzenie. Reszta zależy od drogi.

• zezwolenie na pracę: wniosek i oświadczenie podpisane przez firmę nie wcześniej niż 30 dni przed złożeniem wniosku, potwierdzenie opłaty, a po decyzji — umowa w języku polskim przekazana urzędowi przed powierzeniem pracy (art. 9 ust. 6, art. 10, art. 17 ust. 1 pkt 2)
• pobyt czasowy i praca: załącznik w MOS wypełniony i podpisany z odnośnika, zanim ten wygaśnie — według Urzędu do Spraw Cudzoziemców jest ważny 30 dni; przy reprezentacji łącznej podpisuje każda z osób; pełnomocnictwo osoby podpisującej w imieniu firmy przekazuje się cudzoziemcowi, który dołącza je do wniosku
• po decyzji, w obu wariantach: powiadomienia w terminach — 7 dni przy zezwoleniu na pracę (art. 18–20 ustawy z 2025 r.), 15 dni albo 15 dni roboczych przy pobycie czasowym i pracy (art. 121 ust. 4 i art. 119 ust. 2 ustawy o cudzoziemcach)

Szerzej o tym, co należy do firmy, piszemy w tekście o obowiązkach pracodawcy przy zatrudnieniu cudzoziemca, a o tym, co kancelaria wyczyta z samego numeru NIP — w tekście o danych pracodawcy z rejestrów.

Typowe pomyłki, które wracają do kancelarii

• jedna karta sprawy „zezwolenie” dla obu postępowań — i checklista, która nie pasuje do żadnego z nich
• odnośnik z MOS wysłany na ogólny adres firmy, którego nikt nie czyta; wniosek cudzoziemca czeka, a jego legalny pobyt się kończy
• termin dobrany nie do tej drogi: 7 dni przy zezwoleniu na pracę, 15 dni przy pobycie czasowym i pracy
• zmiana stanowiska albo obniżenie wynagrodzenia aneksem, bez zmiany zezwolenia pobytowego — podstawa do jego cofnięcia (art. 122)
• pismo do niewłaściwej strony: przy zezwoleniu na pracę stroną jest firma, przy pobycie — cudzoziemiec

Jak to wygląda w aktach kancelarii

W Akta CRM „Zezwolenie na pracę – typ A” i „Pobyt czasowy – praca” to osobne typy spraw, każdy z własną listą dokumentów. Przy każdym dokumencie widać, kto ma go dostarczyć — wnioskodawca czy pracodawca — więc asystent nie prosi cudzoziemca o papier, który ma firma. Pracodawca jest podpięty do sprawy z rejestru pracodawców, a jego karta pokazuje wszystkie sprawy, w których występuje. Terminy — odpowiedź na wezwanie, wizyta w urzędzie, powiadomienie w 7 dni — są przy sprawie i w kalendarzu kancelarii.

Dlaczego termin przypięty do sprawy jest bezpieczniejszy niż termin w skrzynce, opisaliśmy w tekście o przeoczonych terminach, a jak elektroniczne składanie wniosków przesuwa pracę kancelarii — w tekście o MOS 2.0. Jeśli chcecie rozdzielić oba typy spraw na własnych aktach, przestrzeń robocza na 30 dni wystarczy, żeby przenieść kilka bieżących postępowań.