Dane pracodawcy z KRS, CEIDG i Białej listy — po co NIP na starcie sprawy

NIP pracodawcy to pierwsza rzecz, o którą kancelaria powinna poprosić w sprawie o pracę. Nie dlatego, że jest polem w formularzu, ale dlatego, że od stanu firmy w rejestrach zależy, czy zezwolenie w ogóle zostanie wydane — i czy przetrwa.

Poniżej: co mówi o tym ustawa, co pokazuje który rejestr, czego rejestry nie pokażą i co firma powinna mieć pod ręką, zanim zleci sprawę.

Dlaczego NIP jest na pierwszej stronie akt pracodawcy

Wniosek o zezwolenie na pracę zawiera informację o wpisie firmy do KRS albo CEIDG, jej NIP i REGON oraz rodzaj działalności, w ramach której cudzoziemiec będzie pracował (art. 9 ust. 1 pkt 1 ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom). Ważniejsze jest jednak to, co urząd z tych danych wyczyta. Wydania zezwolenia odmawia się, gdy firma zawiesiła działalność, została wykreślona z rejestru albo jest w likwidacji (art. 13 ust. 1 pkt 1 lit. m). Z tych samych powodów wojewoda cofa już udzielone zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (art. 122 pkt 2 ustawy o cudzoziemcach).

Jeśli kancelaria dowie się o zawieszonej działalności z decyzji odmownej, traci tygodnie, a firma — opłatę. Jeśli sprawdzi to w dniu przyjęcia sprawy, rozmowa z klientem wygląda zupełnie inaczej.

Co pokazuje KRS, a co CEIDG

To, który rejestr jest właściwy, zależy od formy prawnej pracodawcy.

• KRS — spółki i inne podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców: numer KRS, forma prawna, adres siedziby, skład zarządu i sposób reprezentacji, a także informacja o likwidacji albo upadłości
• CEIDG — jednoosobowe działalności gospodarcze: dane przedsiębiorcy, adres wykonywania działalności i status wpisu, w tym to, czy działalność jest aktywna, zawieszona albo wykreślona
• spółka cywilna nie ma własnego wpisu ani w KRS, ani w CEIDG — w CEIDG figurują jej wspólnicy jako przedsiębiorcy

Sposób reprezentacji z KRS ma znaczenie praktyczne: mówi, kto może podpisać wniosek o zezwolenie na pracę albo załącznik pracodawcy w MOS. Przy reprezentacji łącznej każda z uprawnionych osób podpisuje załącznik osobno.

Biała lista VAT: status, nie tylko rachunki

Wykaz podatników VAT, nazywany Białą listą, kojarzy się z weryfikacją rachunku przed przelewem. Dla akt pracodawcy ważniejsze jest co innego: wykaz pokazuje status podatnika VAT, nazwę, adres oraz numery REGON i KRS, jeśli firma je ma. Dlatego jest dobrym pierwszym krokiem — z niego wiadomo, czy szukać dalej w KRS, czy w CEIDG.

Status VAT nie rozstrzyga sprawy — firma zwolniona z VAT może legalnie zatrudniać. Ale zmiana statusu albo brak firmy w wykazie to sygnał, żeby zadać klientowi kilka pytań, zanim wniosek trafi do urzędu.

Czego rejestry nie pokażą

Rejestr to stan na dzień sprawdzenia, a nie cała historia firmy. Kilku przesłanek odmowy z art. 13 ust. 1 nie zobaczycie w żadnym publicznym rejestrze:

• zaległości w składkach i w podatkach
• niezgłoszenie pracowników do ubezpieczenia społecznego
• brak środków na pokrycie zobowiązań wynikających z zatrudnienia
• prawomocne ukaranie lub skazanie firmy albo osób, które ją reprezentują, za czyny wymienione w ustawie
• zawód z listy starosty właściwej dla miejsca pracy cudzoziemca

Te pytania trzeba zadać pracodawcy wprost. O ukaraniach i skazaniach firma składa we wniosku oświadczenie pod rygorem odpowiedzialności karnej (art. 9 ust. 4–5), więc odpowiedź „chyba nie” nie wystarczy.

Podgląd przed zapisem, nie przepisywanie z ekranu

Przepisanie nazwy spółki i adresu z wydruku KRS wygląda na drobiazg. Ale literówka w nazwie albo nieaktualny adres siedziby trafiają do wniosku, a z wniosku do decyzji. Bezpieczniej pobrać dane z rejestru, zobaczyć je przed zapisem i dopiero wtedy przyjąć do akt — a rozbieżność między rejestrami potraktować jako pytanie do klienta, nie jako usterkę.

Co pracodawca powinien mieć pod ręką

• NIP — a przy spółce cywilnej także dane wspólników
• informację, kto podpisuje dokumenty i w jakim składzie; jeśli podpisuje pełnomocnik — pełnomocnictwo
• adres e-mail, na który MOS ma wysłać odnośnik do załącznika pracodawcy, i osobę, która go podpisze
• miejsce wykonywania pracy, jeśli jest inne niż siedziba
• rodzaj działalności (PKD), w ramach której cudzoziemiec ma pracować
• odpowiedzi na pytania o składki, podatki i ukarania z poprzedniej części

Pełną listę tego, co należy do firmy przed złożeniem wniosku i po nim, opisaliśmy w tekście o obowiązkach pracodawcy przy zatrudnieniu cudzoziemca, a różnicę między zezwoleniem na pracę a pobytem czasowym i pracą — w tekście o dwóch postępowaniach w aktach.

Jak to wygląda w aktach kancelarii

W Akta CRM pracodawcę dodaje się po NIP. Przycisk „Pobierz dane z rejestrów” działa dopiero wtedy, gdy NIP ma poprawną sumę kontrolną. System najpierw sprawdza, czy kancelaria nie ma już tej firmy w swoich aktach, potem pyta Wykaz podatników VAT, a dalej — zależnie od tego, czy firma ma numer KRS — KRS albo CEIDG. Wynik każdego źródła widać osobno, a rozbieżności między rejestrami są oznaczone.

Nic nie zapisuje się samo. Dane pojawiają się w podglądzie „Dane z rejestrów”: nazwa, forma prawna, NIP, REGON, KRS, status VAT, adres i sposób reprezentacji, a członkowie zarządu albo właściciel działalności — na liście, z której wskazuje się reprezentanta. Dopiero przycisk „Uzupełnij formularz” przenosi dane do formularza, a zapis należy do osoby, która je sprawdziła. Na karcie pracodawcy zakładki „Powiązane sprawy” i „Powiązani klienci” pokazują, w których sprawach firma występuje.

Ponowne sprawdzenie jest pod tym samym przyciskiem na karcie pracodawcy. Warto je zrobić przed każdym kolejnym wnioskiem dla tej samej firmy, bo rejestr pokazuje stan na dziś, a nie na dzień pierwszej sprawy. Dlaczego pracodawca w ogóle powinien być częścią akt, a nie „firmą w CRM”, piszemy w tekście o CRM dla kancelarii imigracyjnej. Jak to działa na Waszych sprawach, sprawdzicie w przestrzeni roboczej na 30 dni.